河北省计量监督检测院  刘玉珍

　　河北省计量监督检测院是依法设立的省级计量技术机构，目前已建立了一整套有效的运行管理体系。《质量手册》、《程序文件》、《作业指导书》、《质量记录表格》等一系列质量文件是保证我院开展检定、校准/检测工作的纲领性文件。档案工作的管理是我院运行体系中不可缺少的一部分，下面仅就设备档案的建立及管理作一简述。    

　　一、设备档案的建立

　　各实验室在购置新的仪器设备之前，首先填写购置仪器设备申请表、审批表，经院领导及主管部门批准后，主管仪器设备的人员负责仪器设备的购置。仪器设备到货后，实验室主管设备人员及设备管理部门共同对新进设备进行验收，验收合格后，填写购入仪器设备验收情况。设备管理人员负责对新购置仪器设备建立仪器设备登记卡，同时，按新进仪器设备的不同类别给出不同的设备编号，并建立档案。档案的内容包括:设备名称，规格型号，准确度等级，生产厂名，设备价格，设备编号(单位自编号)，出厂编号，出厂日期，购进日期，设备主管，科室负责人，使用人，放置地点等。
    如何对新进仪器设备进行设备编号，做到既规范又便于查找，这是设备档案管理的第一步。我们的做法是把仪器设备分为三类，一类为检测/校准用的最高计量标准器具(送中国计量科学研究院、华北国家计量测试中心及其他省市法定计量检定机构检定的仪器设备)，编号为“1”字打头；二类为检测/校准用的标准设备(本单位能够开展自检或互检的仪器设备)，编号为“2”字打头；三类为一般使用的仪器设备(不需要检定，又不可或缺的仪器设备)，编号为“3”字打头。再按照仪器设备购进时间的先后排序，比如长度新购置的量块，需到中国计量科学研究院检定，我们给它编号为100x；又如游标卡尺、电子秒表、普通压力表等仪器，在工作中也作为标准使用，但它们可通过本科室或其他科室对其进行检定，那么我们就给该类仪器编号为200x；那些不需要检定的仪器设备，如工作支架、工作台、计算机等，编号为300x。类别分清以后，可根据本单位该类设备的多少来定编号的位数，可定位数即从1001、2001、3001开始编号。每一台设备都有自己的档案袋，档案袋封面的内容如表1所示。
    

    表1  档案袋封面内容

　　负责仪器设备购置的管理人员完成了以上内容的填写工作后，交由档案管理人员存档、保管。几年来的工作实践证明，仪器的设备编号尤其重要。不管同一种仪器设备有多少，也不管它属于哪个科室，在查找档案时，通过设备编号就可以很快地找出其证书或说明书。    

　　二、技术档案的管理

　　技术档案的管理基本分两大类。一类为质量体系运行过程中的质量文件，如内部质量审核、评审计划及评审报告等。另一类为体系运行中的技术文件，如检定/校准所依据的计量检定规程、规范、标准及建标项目档案；原始记录、证书格式的审批；实验室建标项目的不确定度分析报告、样机试验报告等。这些文件的管理则根据作业指导书中存档控制文件的编号方法及存档要求加盖受控章及唯一性标志。