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JJF1069系列讲座:内部审核的注意事项

发布时间:2019-06-02 作者:陈践 来源:《中国计量》杂志2019年第2期 浏览:1342

作者简介————


陈践,北京市计量检测科学研究院高级工程师,曾任北京市计量检测科学研究院副总工,从事电学计量工作16年,科研和技术管理工作15年,并从事质量管理工作多年,现在北京市计量检测科学研究院质量部从事质量管理工作。曾作为CNAS认可评审员参加实验室认可评审,现为国家资质认定评审员、省级计量标准考评员、省级法定计量检定机构考评员,常年作为考评组长组织、参加资质认定、法定计量检定机构考核及计量标准考核。


审核是指为获得证据并对其进行评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。法定计量检定机构实施的内部审核(以下简称“内审”)是由机构组织进行,以验证管理体系的运行和检定、校准和检测活动是否符合相关法律法规、JJF1069《法定计量检定机构考核规范》、本机构管理体系、相关计量技术规范要求,以及管理体系是否有效实施和保持的活动。内审对于确认管理体系的有效性,推动管理体系持续改进发挥着重要作用。


一、JJF1069考核涉及内审常见的问题


1.内审未覆盖管理体系全部要素。如在制定内审方案、计划和实施内审时,没有覆盖管理体系的全部要素和活动,及未审核管理层、质量目标、管理评审、服务和供应品采购等。


2.管理体系文件对内审员的要求不明确。如缺少内审员培训、能力和资质的要求,有的机构未对内审人员进行授权等。


3.内审员的培训不完善。如缺少有针对性、系统的培训,内审员对考核规范、管理体系文件关于内审的要求不熟悉,内审技巧的掌握不熟练等。


4.没有将内部审核形成完整报告作为管理评审的输入。如内审完成的时间节点不准确,没有形成完整的内部审核报告并提交管理评审讨论等。


5.内审发现的问题及纠正没有关闭,缺少不符合工作验证材料。


二、内审存在问题原因分析


1.对内部审核的认识不到位。内审工作不是例行公事,内审的作用在于确认管理体系和检定、校准和检测活动的有效性,一个完善、有效的内审活动可以有效推动管理体系持续改进。


2.内审管理程序对内审的要求和流程不完善。程序对内审目的、范围、职责、审核步骤、审核记录、审核结果跟踪验证、审核报告等审核活动的要求不明确、不完善,缺少操作性。


3.内审策划不充分。形成的内审方案不完善、计划不具体,没有考虑到覆盖体系运行的全部要素和活动(JJF1069要求),没有明确内审员的具体分工。


4.内审员的资格确定、培训不完善。内审员缺少相应的专业技术能力,有的机构的内审人员技术能力不能覆盖审核的专业领域;而内审员培训不完善既是内审存在的问题,也是内审产生相关问题的重要因素之一。


三、内审的要求


内审的目的是验证管理体系的运行和检定、校准和检测活动是否符合相关法律法规、JJF1069考核规范、本机构管理体系、相关计量技术规范要求,以及管理体系是否有效实施和保持,主要审核管理体系的符合性。在实施内审前应对内审活动进行策划,制定完善的方案,形成具体计划;参与内部审核的人员应经过培训并具备相应的专业技术能力和资格;内审的结果应作为管理评审的输入,以评审管理体系有效性。


四、如何做好内审工作


1.做好内审策划

内审一般应由机构的质量负责人组织,内审策划应考虑:


(1)检定、校准和检测过程或活动的重要性,如对人员、设施环境、计量标准及设备、质量控制、技术记录、证书报告等应重点关注。


(2)影响机构和所从事活动的变化,如政策变化、客户及要求变化、技术规范变化、资源和能力变化等。


(3)以往的审核结果,如以往内审或外部评审发现不符合项较多的部门或相关过程或活动及重复出现不符合的条款、管理职责落实较差的部门或岗位等。


2.制定完善的内审方案

根据内审策划的结果形成内审方案:


(1)确定审核的目标、审核依据、审核范围,并确保质量管理体系的每一个要素在内审周期内都能检查到。


(2)当机构新建质量管理体系,或外部政策环境、考核规范等发生较大变化时,应考虑对质量管理体系的符合性进行审核。


(3)内审方案可以以年度计划的形式提出,并应由机构质量负责人批准。


(4)内审可以一次或多次进行,对一些规模较大的机构,为了不占用过多的资源,可以在内审周期内分别对不同的部门和实验室进行审核。


(5)内审的周期一般不超过12个月。


3.做好内审实施计划

内审实施计划规定了内审的具体要求:


(1)确定内审组长和内审组的组成、内审的时间安排、内审组分工等。


(2)确定符合要求的内审人员。内审人员是决定内审质量的重要因素,由于内审要审核相应的检定、校准和检测活动,因此在确定内审员或组成内审组时,应保证人员具备一定的专业技术经验,可以对相关的检定、校准和检测活动的符合性做出技术判断。


(3)内审计划应提前予以发布,以便内审员和受审核方有时间提前做好审核准备工作。


4.按照计划实施内审

(1)内审员根据内审实施计划制定审核检查表,检查表的内容应包括审核对象、审核内容、审核方法和时间安排等。


(2)审核可采用纵向审核结合横向审核的方式。对实验室可采用纵向审核方式,如从客户委托直到出具证书的整个过程进行审核;对纵向审核没有覆盖的要素可采用横向审核予以补充。


(3)应注意对内审提出的不符合项所进行的纠正或制定的纠正措施等实施情况进行验证,并提供相应的验证证明材料。


(4)实施内审通常可按照图1所示的流程进行。



5.做好内审员培训

内审员应熟悉JJF1069考核规范、本单位质量管理体系的要求,熟悉审核的流程和技巧,并应了解ISO/IEC 17025等国际标准,因为JJF1069也是建立在ISO/IEC 17025国际标准的基础之上。因此,应加强对内审员的培训,制定有针对性的培训计划,并予以实施。


五、结束语


内审是评价和推进管理体系有效运行和持续改进的重要手段,法定计量检定机构和授权的技术机构必须重视内审工作,认真开展内部审核,以有效提升质量管理水平,保证计量检定、校准和检测结果的准确可靠。((本文刊发于《中国计量》杂志2019年第2期 作者:北京市计量检测科学研究院 陈践))

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