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如何开展检定机构的内审工作

发布时间:2021-10-29 作者: 来源: 浏览:265

根据JJF1069-2012《法定计量检定机构考核规范》考核要求,法定计量检定机构(以下简称“机构”)需定期开展内审工作,用来验证机构运作持续符合管理体系和规范要求。

一、内审的目的

内审的目的是验证管理体系的运行和检定、校准及检测活动是否符合相关法律法规、JJF1069-2012、本机构管理体系、相关计量技术规范要求,以及管理体系是否有效实施和保持。

二、内审主要工作

    内审主要工作包含内审策划、制定内审计划、内审的实施、纠正和纠正/预防措施以及其实施情况的验证和内审报告的撰写等。    

三、内审过程

内审过程主要有:质量负责人策划内审、制定内审计划、内审组实施内审、被审核部门制定纠正和纠正/预防措施及其实施情况的验证、内审组撰写内审报告等过程。下面以某检定机构进行的一次完整的内审过程举例说明。

1.内审策划

内审策划一般应由机构的质量负责人组织,内审的周期通常不超过12个月,重要考核、检查前可适当安排内审工作。内审策划应考虑:检定、校准和校测过程或活动的重要性,如对人员、设施环境、计量标准及设备、质量控制、技术记录、证书报告等应重点关注;影响机构和所从事活动的变化,如政策变化、客户及要求变化、技术规范变化、资源和能力变化等;以往的审核结果,如以往内审或外部评审发现不符合项较多的部门或相关过程或活动,以及重复出现不符合项的条款、管理职责落实交叉的部门或岗位等。

2.制定内审计划

由机构质量负责人按照内审策划制定内审计划,要求覆盖管理体系的全部要素和活动,内审计划需明确以下几点:

(1)内审的依据

机构现行有效的管理体系文件、考核规范、相关计量技术规范等。

(2)内审的目的

确保检定机构管理体系持续有效运行,确保检定工作的质量,为持续改进管理体系提供依据。

(3)内审的时间

安排各组的具体内审时间。

(4)确定内审组

内审要求覆盖全要素、全过程,并分组进行,如管理层、检测室、办公室、质量技术室、仪器收发室等。内审人员应为经培训合格的内审员,内审员应独立于被审核部门,并指派一名内审员担任组长,组织内审工作。

3.内审的实施

召开内审首次会议,宣布内审分工,按照内审计划开展现场审核并做好内审记录、留存见证材料。内审员通过查看文件、记录和实验室等完成内审,如:

(1)文件的编制、修订、发放、回收与销毁等是否符合管理体系中文件控制的要求。

(2)原始记录、结果报告、质量记录以及委托测试单是否符合管理体系中记录控制要求。

(3)环境条件是否符合《实验室管理程序》的要求。

(4)测量设备量值溯源、采标管理、修正因子更换和使用、仪器设备的维修和封存是否符合管理体系中设备管理的要求。

(5)计量标准文件集,包括计量标准履历书、计量标准考核证书、技术报告、操作程序、规程及更换、稳定性考核记录、测量重复性考核记录是否符合管理体系中计量标准管理的要求。

(6)期间核查的方法、实施、结果以及记录的形成和保管是否符合管理体系中期间核查的要求。

(7)方法的选择、确认,是否符合管理体系中方法确认的要求。

(8)检定样品的接收、流转、存放、物品标识是否符合管理体系中样品管理的要求。

(9)检定过程、结果、数据分析、计量比对和能力验证的实施是否符合管理体系中检定结果控制的要求。

(10)仪器设备和服务、供应品的采购是否符合管理体系中供应品采购的要求。

(11)顾客投诉处理是否符合管理体系中顾客满意和投诉的要求。

 (12)不符合工作的控制、预防和纠正措施是否符合管理体系中对其的要求。

4.纠正及纠正/预防措施

作为内审核心的一部分,各部门应当按照内审发现的问题,结合管理体系要求尽快进行纠正,分析原因,必要时制定纠正措施或预防措施并加以实施,并提供相应的验证证明材料。

5.编写内审报告

内审组根据内审实施过程、被审核部门的纠正及纠正/预防措施及其实施情况编制内审报告,报告应包括:(1)内审依据;(2)内审时间、审核范围、审核目的;(3)审核人员和被审核部门;(4)发现的问题、原因分析、纠正措施;(5)涉及管理体系的问题及改进意见,交予管理评审会议评审。

作为内审工作的一个总结,内审报告需覆盖全面,记录不符合项及纠正措施,还需对纠正措施进行验证和报告,以利于体系的持续改进,促进检定工作的严谨和高质量完成。    

四、内审注意事项

1.原始记录的审核

记录应保持其原始性,不可以重新抄写和复印,更不可以在过程结束后进行修饰;填写记录出现笔误后,不能胡乱涂抹,在需修改处杠改,空白处填写正确数字并签上修改人的名字。

2.空白栏的填写

质量记录需要按实际填写,如无内容可填,可以在空白栏内画斜线,表明记录者已经完成了这一栏的记录。

3.签名的书写

记录中会涉及各种类型的签名,有原始记录中的签名、杠改签名;有证书制作、审核、批准的签名;有文件编制、审核、批准的签名;有完成过程中形成的质量记录签名等。内审员需根据相关要求,查看是否按照体系文件中的签字授权人批准领域执行,且应与授权人签字识别一致。

4.标准器和配套设备的管理

标准器和配套设备的彩标信息需填写完整,注意是否在有效期内使用,标准器和配套设备的量值溯源记录是否完整准确,标准器的修正值是否为最新版本等。

5.内审结果的处理

对于内审的不符合项要制定纠正或纠正/预防措施。纠正/预防措施的制定应尽可能全面,机构选择并实施最可能消除问题和防止问题再次发生的措施,待受审部门整改完成再次审核是否符合要求,应当对纠正措施进行监控,确保它的有效性。

6.内审员的培训和要求

检定机构应开展针对性、系统的培训来提高内审员的能力。内审员则应熟悉考核规范和管理体系文件,熟悉内审的流程和技巧,具备相应的专业技术能力。    

五、结语

内审工作对计量检定机构工作质量提升起着很大的促进作用,因此有效的内审工作是很有意义的。一次高质量的内审,既可确保管理体系的持续有效运行,又可以促进机构的管理,提高检定工作的质量。

本文刊发于《中国计量》杂志2020年第6期

作者:北京市朝阳区计量检测所  刘娟

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