规程管理的几点体会

云南省计量测试技术研究院  王玉元

    计量检定规程及其它计量技术规范是开展计量检定、校准、测试工作的重要技术依据，是各机构质量管理体系中不可或缺的支撑技术文件。为保证检测工作质量，确保检测数据权威、准确、可靠，各计量检定机构都非常重视加强计量检定规程/计量技术规范(以下简称规程/规范)的管理。
    为迎接国家法定计量检定机构考核，搞好我院规程/规范的管理，我院档案室半年多来对所有规程/规范进行了清理，对规程/规范的管理方式进行了许多改进，取得了较好的效果。下面将本人在规程/规范管理中的几点体会作一介绍，供参考。
    

一、规程/规范在清理中应注意的问题

    1.清理要彻底，防止缺漏
    规程/规范在使用中具有分散、量大的特点，给清理工作带来了一定困难。就我院而言，同一规程/规范往往是多人持有，或几项标准、几个室组共用，甚至还存在一人持有几本相同规程/规范的情况，若不彻底清理，很容易造成规程/规范在使用中的失控。在清理过程中，我们对所有规程/规范都逐项进行认真细致的清理核对，及时撤出无效规程/规范，尽快补齐现行有效的规程/规范。
    2.主动争取检测人员的理解和支持，认真登记其在用和需增规程/规范
    针对规程/规范大量分散在检测人员手中的特点，我们主动争取检测人员的理解和支持，顺利完成了其在用和需增规程/规范的清理登记工作，为下一步实施受控管理打下了紧实的基础。刚开始办理规程/规范清理登记手续时，部分检测人员不太理解，有些甚至还产生情绪:不就一本规程嘛，干吗那么麻烦？我自己买一本得了。究其原因，这是因为对规程/规范即将实施的严格的受控管理不理解，他们狭隘地认为这是管理人员怕遗失和防止多次领用而采用的管理方法。针对这种情况，我们作了大量耐心细致的解释宣传工作，主动到各科室清理登记，回收无效规程/规范，及时发放、补齐有效规程/规范，为大家提供最大的方便。通过这些细致的工作，使每一位检测人员都明白了，规程/规范的清理登记和严格的受控管理不仅仅是为了防止遗失及多次领用，其更大的目的在于:防止规程/规范的非预期使用，确保各相关场所均能得到和使用规程/规范的现行有效版本。
    

二、规程/规范在管理中的几点尝试

    1.计量标准档案中所需规程/规范的管理
    (1)档案中所需规程/规范单独建档，作为技术档案的一部分。
    根据JJF1033-2001《计量标准考核规范》的要求，计量标准技术档案中必须备有相应的规程/规范。但有些规程/规范几项标准共用，若每项标准都配备一本，既增加了成本和工作量，又给更新替换带来一定的困难，不利于管理。另一方面，为使规程/规范便于查阅使用，也有必要单独重建一个规程/规范档案，作为技术档案的一部分。
    (2)全部规程/规范按编号顺序存放。
    为使规程/规范查阅方便、快捷，替换清理时不会遗漏，查阅使用完毕便于回放，我们将全部规程/规范按编号顺序存放。
    (3)全部规程/规范按受控文件管理。
    为保证全部规程/规范的实时性、有效性，我们将全部规程/规范均按受控文件进行管理。
    2.检测人员在用规程/规范的管理
    根据实际工作需要，档案室对每位检测人员在用的规程/规范进行受控管理。在办理规程/规范受控手续时，我们以清楚、方便、快捷为原则，设计了专门的“规程/规范受控登记表”，详细记录每一本受控规程/规范的受控号、使用人及使用情况，每一位使用人都须亲笔签字认可。一旦某一受控规程/规范被替代，我们很快就能准确地查出哪些人员在使用，并及时通知其交回原规程/规范，同时办理新规程/规范的受控，发放新规程/规范。具体操作是:
    (1)规程/规范发放。
    由档案室按规定给所发放的规程/规范编受控号，盖受控章，发放时填写“规程/规范受控登记表”，并由使用人亲笔签字认可。
    (2)规程/规范回收。
    检测人员退休或调离时，须将其使用的受控规程/规范交回档案室登记注销后方可办理其他手续。当规程/规范被替代时，档案室及时通知相关人员在规定时间内办理新旧规程/规范的替换手续。
    我院规程/规范管理在进行上述改进以后，已完全杜绝了使用无效规程/规范的情况，保证了全部在用规程/规范均处于受控状态，效果令人满意。