利用Office通用办公软件实现计量检测证书批量打印

河南省郑州市计量检定测试所  王志远  马燕

    随着电子技术的不断发展，计算机在计量检测部门得到了广泛的应用，检测证书的计算机打印就是其中之一。工作人员每天面对大量的数据输入、检定报告的采编和检定结果的打印，如果仍采用逐份采编检定报告、单张依次打印检定结果的方法将浪费大量的时间，并且工作效率低下。笔者曾经需要一次打印600张电能表的检定证书，工作量之大往往超出以前的人工填写。如何发挥计算机的优势，提高证书编写打印的工作效率，是计算机应用中需要解决的一个问题。而编写专用程序对一般的单位有一定困难，有鉴于此，笔者结合自己的工作内容，利用广泛使用的Office通用办公软件的邮件合并功能，快速简捷的实现了有固定格式检定报告的批量采编和计量检定证书的批量输出。
    

一、实现原理

    本方法是通过以Word文字处理软件的强大格式编辑功能做出检测证书的文档格式，以Excel表格处理软件的强大数据运算编辑功能做出需要的数据源，利用邮件合并功能把数据源中的内容与确定好格式的文档相结合来进行证书的编辑和打印工作。
    

二、实现步骤

    下面以Office 2000创建“检定证书正面”为例，详细步骤如下:
    1.创建证书正面的输出版面格式
    打开Word，创建一个新文档。在新文档中按照检定证书的实际尺寸及格式确定文档输出版面格式，然后在该文档中输入每个检定证书正面需重复出现的固定通用信息，如检定证书编号、计量器具名称、规格型号、制造厂、送检单位、检定日期、有效期等，并编辑确定这些信息的字体、大小和位置，完成后保存。
    2.创建数据源
    打开Excel，创建一个新表格。根据每页证书需要改变的数据，在新表格的第一行按列输入与Word在步骤1所创建的文档相对应的各列数据所代表的标题信息文字，如检定证书编号、计量器具名称、规格型号、制造厂、送检单位、检定日期、有效期等。从第二行开始按照各列标题信息提示按行依次输入变化了的信息，完成后保存。
    3.版面格式与数据源的合并
    (1)切换到Word在步骤1所创建的文档，选择主菜单中“工具”下拉菜单的“邮件合并”子菜单，弹出“邮件合并帮助器”对话框。点击“主文档”下的“创建”按钮，选择“套用信函”子菜单，点击弹出对话框中的“活动窗口”按钮。
    (2)在弹出的“邮件合并帮助器”对话框中选择“数据源”下的“获得数据”按钮，选择“打开数据源”子菜单，在弹出的对话框中找到步骤2所建立的Ex-cel表格(注意选择文件类型为*.xls)，打开。在弹出的“整张电子表格”对话框中点击“确定”。这时Word会提示你在主文档内找不到合并域，直接点击“编辑主文档”按钮，将回到上一步所编辑的文档。
    (3)这时在该文档的工具条上出现“邮件合并”工具栏。点击工具栏上“插入合并域”按钮，将出现步骤2所创建的Excel表格第一行所定义的各列标题文字。根据证书每页变化的数据内容，分别插入相应的各个标题，此即为将要合并的数据项。这时只需按下工具条上标有“ABC”字样的“察看合并数据”按钮，点击“下一条记录”按钮，就可以逐页察看已经合并过的文档了。
    4.打印证书
    如果只需打印当前页，直接打印就可以了。当有大量证书需打印时，可点击工具条上的“合并选项”按钮，在弹出的“合并”对话框中“要合并的记录”栏中输入要打印的记录的范围数值，点击“合并”按钮，会出现包含需要所有记录的新文档，直接打印就可以了。
    5.数据录入技巧
    在Excel中输入数据时，我们往往要录入大量重复的信息，如相同的送检单位、生产厂家等，也可能需要有大量按序列递增的数据，如检定证书编号等，这时只要选定包含需要复制数据的单元格，用鼠标右键拖动填充柄(单元格右下角)经过需要填充数据的单元格，然后释放鼠标右键，会有“复制单元格”和“按序列填充”选项，