提高实验室信息化管理水平

江西省计量测试研究所  虞惠霞  孙淳

    随着计算机技术的迅猛发展，加强信息化建设已成为实验室建设的一项重要工作内容，尽快用信息化、数字化的设施设备武装实验室，建设实验室计算机网络，改善和提高实验室硬件条件和软件水平，更好地为客户服务，为计量事业服务。
    

一、实验室信息化建设的任务

    传统的管理模式已经落后于实验室现代化科学管理的要求，各实验室在探索体制改革和加强制度建设的同时，也在思考如何利用高科技的手段来为实验室建设服务。人们已经认识到，加强实验室设施设备手段的现代化建设，用信息化、数字化的设施设备装备实验室，是提高实验室管理水平，推进实验室建设上新台阶的必要举措。
    

二、实验室网络的规划和建设

    网络的建设不是一系列先进的现代化的信息技术和设施的堆积，也不是现有人员加设备的简单组合，而是一项需要科学构建的系统工程，应统筹兼顾、全面规划，经过科学论证，在进行信息需求分析、系统功能分析、工作环境分析、管理目标分析的基础上，制定出一个比较完整、比较贴近实际的总体方案，同时，坚持近期与长远相结合、提高与普及相结合、开发与建设相结合，经过职能部门统一协调管理，有计划、分步骤地进行。
    首先，我们的规划是建立在规范要求的基础上的。我们要按照规范的要求明确各部门的职责和权力，理顺各部门之间的关系，优化组织资源的配置，建立科学的管理模式，理清思路，分清楚哪些东西交给电脑去识别判断，哪些东西应由管理人员判断掌握，以较低的管理成本达到规范的要求。
    其次，我们既要考虑当前的需要，如一次性投资的相对有效性、系统的性能价格比、可操作性和可维护性，又要兼顾将来的发展，充分考虑和稳妥解决网络设备的可扩充性、网络的可管理性，以及网络的冗余、安全与可靠。
    第三，要充分重视内容的建设和维护。网络的生命在于有无资源、有无信息，在于内容、资源、信息的数量和质量。我们在建立一个功能强大的管理系统的同时，更要重视内容的建设和维护，我们的数据资源库应是一个资源共享、迅速传递和查询、不断更新、反映最新信息的资源库。
    

三、网络技术在实验室管理中的应用

    1.在质量管理与质量保证中的应用
    计算机网络技术在实验室的质量管理和质量保证领域中的应用，主要体现在文件控制、证书/报告管理和对不合格工作的控制几个方面。
    

文件控制

    实验室使用的文件大体分为质量文件和技术文件两类，根据JJF1069的要求，无论是公开发布的规程、规范、手册，还是实验室自行编制的规范、大纲、实施细则以及作业指导书、有关表格等等，都必须先规范化。而规范化文件的管理正是计算机的优势所在，我们可以利用计算机对文件和资料实施有效管理，发布和更新文件，确保文件的有效性，控制文件的使用，避免无效文件的采用等等。譬如，我们不仅可以在网上发布和及时更新规程、规范、标准、大纲，方便检测人员的检索、查阅，还可以通过软件控制对已作废的文件的采用。不必逐一分发、逐一查询、逐一更改质量文件和技术文件，杜绝受控文件的散落，避免受控文件处于不受控状态。
    

证书/报告的管理

    证书/报告是实验室的最终产品，其质量高低反映了法定计量检定机构的技术能力和管理水平，在规范中多次被提及。然而，实践中对证书/报告的审核一直是件费时、费力又不容易真正做到位的工作，如果我们把这件烦琐的事交给电脑去完成却可以化难为易。
    一是在证书/报告出具时的把关，包括证书/报告格式的统一、规范和报告内容的审核。证书/报告由电脑在收发室有记录的前提下，按照室别、检校类型和发送时间的先后，自动编号，给出证书/报告的惟一性标志(如序号，这样既可避免重号，又可防止检测人员私自出具证书/报告)，报告签发时间(一般情况下，报告输出时间即为签发时间)和样品的接收日期(样品的接收日期根据收发室接收时录入的信息自动写入)。通过规范证书/报告的格式，确保每份证书/报告的检测信息量相同，同一规格型号的同种设备检测项目一致，每次检测选取测点一致，检测结论规范化；通过对有资格的检测人员授权识别代码，防止无资格人员出具报告；通过对数据库中的信息、检测人员输入的信息和收发室录入的信息相互验证，减少出具受检厂家及设备名称有误的证书/报告的可能性；通过直接调用数据库中本所的标准和测量设备的有关信息，降低了在证书/报告中检测设备栏出错的概率。倘若对实验室的每位授权人的签名字样进行计算机备案，并为每个人分配惟一的识别代码和密码，相关人员在出具证书/报告时只需输入自己的代码和密码即可实现电子签名，也可以授权他人进行电子签名。由于检测人员只能按照电脑的提示录入数据和有关信息，检测人员随意开具报告/证书的行为将受到限制，此时对报告/证书的型式审核的一些工作已经不再必要。
    二是对证书/报告更改的控制和备份的制作。报告一旦输出并加盖印鉴，检测人员和其他非授权人员就无法自行修改证书或报告。如证书/报告在发出后，发现问题需作实质性重大修改，则必须经有关职能部门批准备案，同时在重新发出证书/报告时，由电脑自动附加一份修改声明。由于电子签名的使用，每次在证书/报告生成的同时，其包含证书/报告原件全部信息的副本也同时在电脑中自动生成，而无需再使用复印或扫描来保存副本了。
    

不合格工作的控制

    对不合格工作的记录与控制是实验室质量改进的一项内容，由于采用了计算机管理，控制了计量检定、校准和检测活动按既定的流程运转，实验室测量设备的量值溯源受到了控制，测量设备未自检或送检的在出具证书/报告时不得被引用，引用的无效过期的规范规程标准自动由有效的技术文件取代，计算机自动记录检测人员超时限检测的次数，发出报告更改的次数等等。
    2.在业务管理中的应用
    一是建立仪器收发管理系统、证书/报告管理系统、仪器设备资源管理系统、所长办公管理系统和情报信息管理系统等业务管理信息系统，实现对检测作业全过程的控制。拟校准或检测样品从进入收发室到被用户取走离开实验室就自始至终受到监控。譬如，在收发室接收样品时，电脑按照实验室的检测能力和用户要求确定拟校准或检测样品即将接受的检校类型，按照送检时间和检校类型自动给出拟校准或检测样品接收时的惟一性标识(编号)，分门别类地登记录入、自动生成并打印输出检定、校准或检测合同，经客户确认无误，双方签字合同生效后，自动生成并打印输出拟校准或检测样品的状态识别标签。同时拟校准或检测样品的有关信息，包括送检单位、送检设备名称和型号规格、送检数量、送检时间、检测类型、有何特殊要求等通过局域网发至各专业检测室。如果实验室为每个用户单位建立仪器设备档案，并向该用户单位发放单位识别磁卡，在该单位下次送检时，插入识别磁卡即可直接从实验室档案库中提取该单位仪器设备的有关信息，既减小收发人员的劳动强度，又可以对本单位的业务管理提供第一手的信息，方便相关业务的开展，实现对用户的跟踪服务，提高实验室的服务质量和工作效率。
    二是参与自有测量设备溯源计划和年度业务计划的制定。根据实验室的设备管理要求和上年度业务情况，在不断更新的数据基础上，自动生成本年度的测量设备溯源计划、年度业务计划。
    三是向客户提供更便捷的服务。建立电脑自动查询系统，客户可在实验室服务台的触摸系统上或通过自动电话查询系统自行查询实验室开展的服务项目和各项服务的收费标准，了解实验室的基本情况和各项业务的工作流程。
    3.电子公告板的功能为无纸化办公的实现提供了可能
    电子公告板功能是网络的一大优势，实验室局域网同样可以设立电子公告板，公告实验室年度业务计划，科技项目开发计划，设备供应与服务计划，人员培训计划，能力验证计划，测量设备的检定、校准和确认计划，技术规范编制计划，体系审核与评审计划。利用网络即时传输信息与数据的优势，在网上发布图书资料(包括规程、规范、大纲、标准、国际建议、实施细则以及作业指导书等)的内容，各类会议的通知，文件(包括需转发的上级文件与实验室内部发布的文件。譬如，公告技术文件和质量文件的批准发布和颁布实施的决定)等。根据管理权限，各部门分别负责各自职责范围内的信息更新，各级各类授权人员可以最快速度，在最短时间内从网上获得所需的相关信息与资源，及时向管理层提出自己的意见和建议，为管理和决策部门及时做出判断、处理和决策提供依据。通过先进的管理思想和软件技术，实现实验室从内部到外部，从后台到前端，以及包括客户在内的各种资源的智能互动、信息交流和全面管理，为法定计量实验室的市场竞争力的不断提高，创造了新的契机。