浅谈质量体系中外来文件的受控与管理

江苏省计量测试技术研究所  龙敏

    几年来，在我所质量体系运行中，文件控制是保证体系持续有效运行的一个重要要素。而其中外来文件——国家标准和计量检定规程又是质量体系运行中校准和检测工作中重要的技术法规。要确保这些技术法规文件为现行有效版本，在执行过程中，我们必须对这些文件进行严格受控和管理。下面我就谈谈自己在这项工作中的一些做法，供大家参考。
    

一、外来法规性文件的受控

    质量体系运行中的外来法规性文件主要是国家计量检定规程、国家和行业标准。目前，我所经过实验室国家认可委员会评审校准和检测项目共有268项，我们针对这些项目，对所需要的标准和检定规程进行了全部清理、登记，进行受控管理。列入质量体系运行中的受控标准有168种；受控规程有277种。我们根据《质量手册》具体要求建立了实验室受控文件目录，按文件类别分:国家和部颁标准；引用标准；鉴定大纲；计量检定规程；计量技术规范。再按《质量手册》中“文件控制程序”的文件编号规则，分别按部门代号(即实验室代号，如:L——长度室；H——热工室等)；类别代号(A——计量检定标准；B——标准等)；年代号，来编制外来文件资料目录。(详见下表)
    

    对统一编号，加盖“受控文件”印章的标准、规程及时发送到检测人员手中使用，并收回旧版本。我们按文件所在科室又编制了“文件发放回收登记表”加以受控(见下图《标准发放回收登记表》)。这样我们就能及时掌握实验室检测人员手中标准、规程受控情况，即时更换新版本。
    

二、及时收集新版本，按“文件控制程序”进行更改

    为了保证实验室检测人员手中受控的标准、计量检定规程始终是有效版本，在平时文件管理工作中注意把被动管理变为主动管理，把静态管理变为动态管理，应做到以下几点:
    1.关注国家标准出版动态，将受控标准号全部打印在一张纸上，方便随时对照。并从《科技新书目》中了解标准单行本出版情况。
    2.及时订购每年出版的《国家标准目录总汇》、《国家计量技术规范目录》及有关部颁标准目录，如邮电、轻工、机械、电子、化工等。全面检索我所受控的标准、计量检定规程更新替代情况。
    3.定期到省标准情报所标准文献信息网上去检索标准更新情况。对已更新的标准、规程，每年都打印一份更新替代的总目录给质量部存档备查，给各科室一份该科室更新替代标准、规程目录，便于科室对照检查，确保在用法规文件的有效性。
    在标准、规程版本更新时，严格按照“文件受控程序”中要求进行。对外来文件更新，要填写《文件更新申请书》，经质量部负责人，所技术负责人确认后，将标准，规程发送到检测人员手中，并要求检测人员对照新、旧标准或规程，认真填写《更新标准、规程能力评审表》交与质量部，再由所技术负责人审核，认为填写内容(如计量标准仪器配置、人员技术状况、环境条件等)符合新标准、规程要求，再填写《文件修改通知单》。这样一份新版本受控标准或规程才能正式启用。
    

三、妥善处理外来文件管理中遇到的特殊问题

    在对外来文件受控与管理中，对文件的作废、借阅、复制等问题，我们都按照“文件管理程序”执行。作废的文件收回，盖上“作废”印章；对需要借阅、复制的文件，一律办理借阅手续。但在标准文件管理中，我们发现了一个在执行中矛盾的问题:如一个受控标准《GB9813-1998微型电子计算机通用技术条件》已于2001年8月1日作废，新标准《GB9813-2000微型计算机通用规范》同时实施。而我所微机产品质量检验站担负着全省计算机产品的监督检验等有关执法任务，面对现阶段仍有单位及个人将2001年8月1日前购买的有争议的微机产品送来检验的实际情况。执法中用哪个版本的标准呢?按文件受控程序要求，应收回老标准，换上新版标准。而实际执行监督检查中又存在上述状况，于是，我们通过与实验室认可委员会的评审人员商谈，在这新旧标准更换时期，由使用标准部门——微机产品质检站，写一份“文件留用说明”，经所技术负责人批准后，将旧标准留用一段时间后，再收回作废，这样既能很好地完成技术监督执法任务，又保证了外来文件的完整有效。在以后的管理中，遇到类似的特殊情况，我们都采取了这样的一种处理方法，保证我所质量体系运行中的外来文件始终处于有效状态。